Política de Privacidade

Introdução

A sua privacidade é prioridade para a EMITA. Por isso, respeitamos e protegemos todos os dados pessoais coletados durante a utilização dos nossos serviços. Esta Política de Privacidade foi elaborada em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD (Lei nº 13.709/2018), garantindo que os dados sejam tratados de forma ética, transparente e segura.

Ao utilizar nossos serviços e concordar com esta Política de Privacidade, o cliente declara estar ciente de como os seus dados são coletados, utilizados e protegidos.

Estrutura da Política de Privacidade

1. Dados Coletados
2. Finalidade do Tratamento dos Dados
3. Compartilhamento de Dados
4. Segurança e Armazenamento
5. Direitos dos Titulares de Dados
6. Cookies e Tecnologias Similares
7. Período de Retenção de Dados
8. Alterações na Política de Privacidade
9. Contato e DPO

1. Dados Coletados

A EMITA coleta os seguintes dados pessoais para garantir a prestação de serviços de forma eficiente e personalizada:

Dados coletados no orçamento de busca de certidão:

• Nome completo do cliente;
• E-mail;
• Estado de residência;
• Número de WhatsApp.

Dados coletados no formulário de solicitação da certidão:

Informações relacionadas à certidão solicitada:

• Nome completo (do nascimento, falecido ou noivos, conforme o tipo de certidão);
• Datas de nascimento, casamento ou óbito;
• Termo, número da folha e número do livro da certidão;
• Cidade, estado e nome do cartório onde a certidão foi lavrada;
• Nome da mãe e do pai (em certidões de nascimento e óbito);
• Cópia da certidão (caso o cliente a possua).

Para certidões em formato Inteiro Teor:

O cliente deve preencher informações adicionais, conforme exigências dos cartórios:

• Grau de parentesco com a pessoa da certidão;
• Motivo da solicitação;
• RG e CPF;
• Estado civil;
• Profissão;
• Nome completo;
• E-mail;
• Celular;
• Endereço completo (rua, CEP, bairro, cidade, estado, complemento).

Dados coletados no momento da compra:

• Endereço de entrega;
• CPF.

Esses dados são fundamentais para as finalidades comerciais e operacionais da EMITA.

2. Finalidade do Tratamento dos Dados

A EMITA realiza o tratamento dos dados pessoais coletados exclusivamente para as seguintes finalidades:

Comerciais e Operacionais:

• Criar orçamentos para a busca de certidões, traduções ou apostilamento;
• Preencher requerimentos necessários para a solicitação de certidões de Inteiro Teor;
• Enviar informações ao cliente relacionadas ao andamento do serviço contratado;
• Operar de forma eficiente a prestação de serviços, incluindo comunicação com cartórios e tradutores.

Financeiras e Administrativas:

• Processar pagamentos e cumprir obrigações fiscais;
• Emitir notas fiscais e realizar controles internos de registro contábil.

Marketing e Análise Estatística:

• Realizar campanhas de remarketing e marketing digital em plataformas como Google Ads, Meta (Facebook, WhatsApp Instagram) e LinkedIn;
• Enviar notificações promocionais sobre serviços adicionais ou ofertas relevantes;
• Analisar dados anonimizados para fins estatísticos, aprimorando serviços e atendimentos.

A EMITA trata todos os dados em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), priorizando o uso legítimo e necessário para cada finalidade descrita.

3. Compartilhamento e Processamento de Dados com Terceiros

A EMITA realiza o compartilhamento de dados pessoais somente quando necessário para cumprir com a prestação dos serviços contratados, assegurando que os terceiros envolvidos sigam práticas de proteção de dados adequadas.

Abaixo estão os casos em que ocorre o compartilhamento:

Parceiros e Prestadores de Serviço:

• Cartórios: Enviamos os dados necessários para a emissão das certidões solicitadas.
• Tradutores Juramentados: Compartilhamos informações e documentos para a execução das traduções.
• Plataformas de Marketing: Utilizamos sistemas como Google Ads, Meta (Facebook e Instagram) e LinkedIn para remarketing e campanhas publicitárias.
• Ferramentas de Análise: Aplicamos o Looker Studio para análise de dados anonimizados e melhorias operacionais.

Sistemas de Suporte Operacional:

• Financeiro: Utilizamos o sistema Conta Azul para gerenciar transações financeiras e emitir notas fiscais.
• Servidores e Armazenamento: O site, banco de dados e sistemas da EMITA são hospedados na AWS (Amazon Web Services), que adota altos padrões de segurança.
• API do WhatsApp e e-mail: Usados para comunicações automáticas relacionadas a marketing, suporte comercial e andamento do serviço.

Restrições ao Compartilhamento:

A EMITA não vende ou cede dados pessoais para terceiros, garantindo que todas as informações sejam tratadas com confidencialidade e somente utilizadas para finalidades comerciais, operacionais ou de marketing legítimas.

4. Controle e Segurança dos Dados

Medidas de Segurança:

A EMITA adota medidas técnicas, organizacionais e administrativas para proteger os dados pessoais contra acessos não autorizados, vazamentos, alterações e destruição.

Entre as medidas aplicadas, destacam-se:

• A utilização de criptografia e controles de acesso nos servidores AWS;
• Backups regulares dos dados armazenados;
• Controle interno de acessos ao CRM, com autenticação e restrição a usuários específicos.

Acesso Restrito:

• Apenas 2 colaboradores do financeiro acessam dados financeiros.
• Apenas 1 colaborador do marketing tem acesso aos dados relacionados a campanhas.
• Apenas 2 profissionais de tecnologia têm acesso ao banco de dados.
• No CRM, o acesso é limitado a 3 usuários que lidam diretamente com operações internas.

Termos de Confidencialidade:

Todos os colaboradores internos e externos da EMITA assinam rigorosos acordos de confidencialidade, reforçando nosso compromisso com a proteção de dados.

5. Direitos do Titular de Dados

A EMITA respeita os direitos dos titulares de dados conforme estabelecido pela Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), garantindo transparência, acesso e controle sobre suas informações pessoais.

Abaixo, explicamos os direitos assegurados e como exercê-los:

Direito de Acesso e Transparência:

Você tem o direito de saber:

• Quais dados pessoais armazenamos sobre você;
• Como esses dados são usados e processados;
• Com quem eles são compartilhados.

Direito de Correção:

Se seus dados estiverem desatualizados, incorretos ou incompletos, você pode solicitar a atualização ou correção das informações diretamente nos canais oficiais da EMITA.

Direito de Eliminação:

Você pode solicitar a exclusão de seus dados pessoais quando:

• Eles não forem mais necessários para as finalidades para as quais foram coletados;
• O consentimento para o tratamento de dados for retirado.

Nota: Alguns dados poderão ser mantidos por exigências legais, como para cumprimento de obrigações fiscais.

Direito de Portabilidade:

Mediante solicitação, a EMITA fornecerá os dados pessoais de forma estruturada e em formato interoperável para que você os transfira para outra entidade.

Direito de Revogação do Consentimento:

Você pode retirar o consentimento para o tratamento de dados pessoais a qualquer momento. Isso pode, no entanto, impactar nossa capacidade de fornecer alguns serviços.

Como Exercitar Seus Direitos:

Para exercer quaisquer dos direitos acima, entre em contato com o Encarregado de Proteção de Dados (DPO):

6. Exclusão e Retenção de Dados

A EMITA mantém os dados pessoais apenas pelo tempo necessário para fornecer os serviços solicitados ou cumprir obrigações legais. Após o prazo definido, os dados são excluídos de forma segura.

Prazos de Exclusão:

• Documentos enviados (certidões, cópias de identificação, requerimentos): Eliminados em até 90 dias após a conclusão do serviço.
• Dados das certidões emitidas: Eliminados em até 90 dias após a conclusão do serviço.
• Dados fiscais e administrativos (nome, CPF/CNPJ, e-mail, telefone, endereço): Retidos apenas pelo período exigido por lei ou enquanto forem necessários para fins comerciais e de marketing.

Processo de Exclusão:

Os dados são removidos de sistemas internos, backups e qualquer outra base de armazenamento, seguindo procedimentos que garantem a eliminação segura e definitiva.

7. Política de Cookies

O que são cookies?

Cookies são pequenos arquivos de texto armazenados no navegador do usuário. Eles ajudam a melhorar sua experiência no site e podem ser usados para personalização, estatísticas e marketing.

Tipos de Cookies Utilizados:

• Necessários: Essenciais para o funcionamento do site.
• Estatísticos: Usados para coletar dados de navegação de forma agregada e anônima.
• Marketing: Ajudam a direcionar anúncios relevantes para você.

Controle de Cookies:

• Ao acessar o site da EMITA, você pode customizar as preferências de cookies, optando por ativar ou desativar os cookies estatísticos e de marketing.
• A desativação de cookies pode limitar a funcionalidade completa do site.

Para mais detalhes, consulte a nossa Política de Cookies disponível no site.

8. Considerações Finais

A EMITA se compromete a atualizar continuamente sua Política de Privacidade para refletir aprimoramentos no tratamento de dados e mudanças regulatórias. Qualquer alteração será comunicada aos usuários de forma clara e acessível.

Dúvidas e Contato:

Caso tenha dúvidas sobre esta Política de Privacidade ou sobre como seus dados são tratados, entre em contato com o nosso DPO:

E-mail: [email protected]